При использовании автомобиля сотрудника в интересах предприятия возможны следующие способы оформления правоотношений:

1. С сотрудником заключается договор аренды;
2. Сотруднику выплачивается компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях.

Договор аренды.

Правоотношения, возникающие из договора аренды автотранспортного средства, регулируются, гл. 34 ГК РФ.

Договор аренды автотранспортного средства может быть двух видов:

• договор аренды автотранспортного средства с экипажем,
• договор аренды автотранспортного средства без экипажа.

Согласно ст.632 ГК РФ по договору аренды автотранспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации.

Арендодатель в течение всего срока договора аренды транспортного средства с экипажем обязан поддерживать надлежащее состояние сданного в аренду транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей.

В свою очередь, если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства с экипажем, арендатор несет расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов и на оплату сборов.

По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.

Арендатор в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта.

При использовании данного варианта у предприятия возникают следующие налоговые обязательства:

Налог на прибыль организаций.

По договору аренды арендатор может нести расходы:

• арендные платежи;
• расходы на ремонт арендованного автотранспорта;
• расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства;
• расходы на обязательное и добровольное страхование.

При этом, положение данной статьи применяются также в отношении расходов арендатора амортизируемых основных средств, если договором (соглашением) между арендатором и арендодателем возмещение указанных расходов арендодателем не предусмотрено.

В соответствии с пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией относятся арендные (лизинговые) платежи за арендуемое (принятое в лизинг) имущество.

Расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства принимаются для целей налогообложения в соответствии с п.1 ст. 252 НК РФ при условии их обоснованности и документального подтверждения.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Согласно п.1 и п.2 ст. 263 расходы на обязательное страхование имущества включаются в состав прочих расходов в пределах страховых тарифов, утвержденных в соответствии с законодательством Российской Федерации и требованиями международных конвенций. В случае, если данные тарифы не утверждены, расходы по обязательному страхованию включаются в состав прочих расходов в размере фактических затрат.

Расходы на добровольное страхование имущества включаются в расходы для целей налогообложения, если соответствующие виды добровольного страхования имущества содержаться в п.1 ст.263.

В соответствии с п.6 ст.270 взносы на добровольное страхование, кроме взносов, указанных в статьях 255 и 263 НК РФ не учитываются в целях налогообложения.

Налог на доходы физических лиц.

Статьей 210 предусмотрено, что при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со статьей 212 настоящего Кодекса.

На основании пп.4 п.1 ст.208 и п.1 ст.209 НК РФ доходы, полученные физическим лицом от сдачи имущества в аренду, облагаются налогом на доходы физических лиц. Согласно п.1 ст.226 НК РФ организация, от которой налогоплательщик получил доход, обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет сумму налога на доходы физических лиц. Налог в данном случае исчисляется по налоговой ставке 13% (ст.224 НК РФ). В соответствии с п.4 ст.226 НК РФ организация обязана удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате.

При этом, стоит отметить, что расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства не включаются в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц, так как указанные расходы не являются доходом физического лица, а непосредственно связаны с эксплуатацией автомобиля.

Единый социальный налог.

В соответствии с п.1 ст. 236 НК РФ объектом налогообложения единым социальным налогом признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые налогоплательщиками в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям), а также по авторским договорам.

Не относятся к объекту налогообложения выплаты, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права), а также договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав).

Договор аренды автотранспортного средства без экипажа является договором, связанным с передачей в пользование имущества и потому, выплаты по найму, ЕСН не облагаются.

Выплаты по договору аренды автотранспортного средства с экипажем, в части услуг, связанных с управлением, в соответствии с п.1 ст.236 признаются объектом обложения и облагаются единым социальным налогом, так же уплачиваются взносы на обязательное пенсионное страхование и взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве.

Выплата компенсации за использование личного автотранспорта в служебных целях.

Трудовой Кодекс Российской Федерации все выплаты работнику по использованию личного имущества делит на компенсации за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаемые расходы, связанные с их использованием.

Таким образом, следует различать компенсацию за использование личного автотранспорта в служебных целях и расходы, связанные с использованием личного автотранспорта.

Так к компенсации относят выплаты за сам факт использования работником личного имущества, а к расходам, связанным с использованием личного транспорта относятся расходы на ГСМ, ремонт, и др.

Налог на прибыль организации.

Подпунктом 11 п.1 ст.264 гл.25 НК РФ предусмотрено, что расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей принимаются в пределах норм, утвержденных Правительством Российской Федерации. Постановлением от 08.02.2002 №92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (с изменениями от 15.11.2002) Правительство Российской Федерации утвердило следующие нормы: легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно - 1200 руб. в месяц, свыше 2000 куб. см - 1500 руб., мотоциклы - 600 руб. в месяц (действие распространяется на правоотношения, возникшие с 1 января 2002 года).

Таким образом, для целей налогообложения в качестве расходов по компенсации для исчисления налога на прибыль принимаются расходы в пределах установленных норм.

В целях налогообложения суммы компенсации, уплаченные сверх норматива, не уменьшают облагаемую базу по налогу на прибыль.

Расходы, связанные с использованием личного имущества работника (расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, расходы на ремонт и прочие аналогичные расходы) могут признаваться в качестве расходов для целей налогообложения в соответствии с п.1 ст. 252 при условии, что они являются обоснованными и документально подтвержденными.

Налог на доходы физических лиц.

В гл.23 «Налог с доходов физических лиц» Налогового кодекса Российской Федерации приведен полный перечень доходов, освобождаемых от налогообложения, который содержится в ст.217 НК РФ.

При получении таких доходов у физических лиц объекта налогообложения не возникает.

В соответствии с подпунктом 3 п.1 ст. 217 не подлежат налогообложению все виды установленных действующим законодательством, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с:

возмещением вреда, причиненного увечьем или иным повреждением здоровья;

бесплатным предоставлением жилых помещений и коммунальных услуг, топлива или соответствующего денежного возмещения;

оплатой стоимости и (или) выдачей полагающегося натурального довольствия, а также с выплатой денежных средств взамен этого довольствия;

оплатой стоимости питания, спортивного снаряжения, оборудования, спортивной и парадной формы, получаемых спортсменами и работниками физкультурно-спортивных организаций для учебно-тренировочного процесса и участия в спортивных соревнованиях;

увольнением работников, за исключением компенсации за неиспользованный отпуск;

гибелью военнослужащих или государственных служащих при исполнении ими своих служебных обязанностей;

возмещением иных расходов, включая расходы на повышение профессионального уровня работников;

исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

В ст.164 Трудового кодекса Российской Федерации компенсация определяется как денежные выплаты, установленные данным Кодексом в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных законом обязанностей.

Согласно ст.188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

В соответствии с Письмом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 2 сентября 2002 года № 04-1-06/950-АВ694 «О налогообложении доходов физических лиц» для целей налогообложения доходов физических лиц и применения положений статьи 217 Налогового кодекса Российской Федерации следует использовать приказ Минфина России от 04.02.2000 №16н «Об изменении предельных норм компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок».

Данным приказом установлены следующие нормы компенсации за использование личного транспорта для служебных поездок:

В случае применения налогоплательщиком других марок автомобиля предельные нормы компенсации в месяц рассчитываются по данным нормам, соотносимыми с объемом двигателя автомобиля.

Таким образом, компенсация за использование личного автотранспорта для служебных целей в пределах установленных норм налогом на доходы физических лиц не облагается.

В том случае, если размер компенсации превышает законодательно-установленные нормы, то с суммы превышения удерживается налог на доходы физических лиц. Датой получения дохода является день его выплаты (п.1 ст.223 НК РФ).

По возмещаемым расходам, связанным с использованием автотранспорта налог на доходы физических лиц не начисляется так как указанные расходы не являются доходом налогоплательщика.

Единый социальный налог и страхование на пенсионное обеспечение.

В соответствии с подпунктом 2 п. 1 ст. 238 НК РФ не подлежат налогообложению единым социальным налогом все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации).

Нормы компенсации за использование работниками личных легковых автомобилей в служебных целях при исчислении единого социального налога регламентируются пунктом 9.1.8.1. Приказа Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 5 июля 2002 года № БГ – 3 – 05/344 «Об утверждении Методических рекомендаций по порядку исчисления и уплаты единого социального налога».

В соответствии с указанным пунктом при исчислении ЕСН по организациям, формирующим налоговую базу по налогу на прибыль, с 1 января 2002 года нормы компенсации определяются в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 № 92, а по бюджетным и иным некоммерческим организациям - в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 20.06.92 № 414 с учетом письма Минфина России от 04.02.2000 № 16н.

С сумм превышения законодательно-установленных норм компенсации организация в соответствии с п.3 ст. 236 НК РФ так же не уплачивает единый социальный налог, так как у налогоплательщиков-организаций такие выплаты не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) период.